5 estágios do processo de automação no recebimento fiscal

15/5/2020 –

Alguns destes 5 estágios existentes no processo de automação no recebimento fiscal possuem mais brechas que outros modelos, possibilitando mais ou menos riscos fiscais. O importante para as empresas, é saber onde se encaixam e se estão no estágio mais adequado para suas realidades.

Alguns destes 5 estágios existentes no processo de automação no recebimento fiscal possuem mais brechas que outros modelos, possibilitando mais ou menos riscos fiscais. O importante para as empresas, é saber onde se encaixam e se estão no estágio mais adequado para suas realidades.

Riscos nos processos fiscais
É da natureza dos seres humanos aceitar riscos e temer mudanças. Porém, em algumas situações é essencial dar lugar a novas práticas para evitar tanta exposição à possíveis problemas.

Gerir processos fiscais e tributárias que abrem espaços para muitos contratempos não é estratégico. Se é possível evitar, por que não trabalhar com a prevenção e previsão de cenários? Ainda mais no caso de adversidades que podem comprometer o funcionamento do negócio, resultar em autuações, engessar atividades e até perder dinheiro. Por isso, é importante entender qual modelo a empresa adota para a gestão fiscal e o risco que é assumido junto com essa escolha.

Para fazer a projeção desses 5 cenários, foram feitas entrevistas, visitas e acompanhamentos de empresas reais em todos os portes e segmentos. Desde organizações de bens de consumo a produtores de matéria prima, de varejistas do segmento têxtil a grandes redes de restaurantes e fast food.

Zero automação no recebimento fiscal
Nesse estágio, o recebimento do XML da NFe é feito manualmente, assim como o controle das mercadorias recebidas. Resumidamente, a empresa que se encaixa nessa realidade:
– Não tem ciência dos documentos emitidos contra o CNPJ
– Não cumpre com a obrigação fiscal de armazenamento dos XML contida no manual do contribuinte
– Nenhuma validação fiscal ou tributária é realizada antes da mercadoria estar no estoque, linha de produção ou gôndola para venda
– Não realiza manifestações do destinatário eletrônicas

Com essas características, é possível que a empresa enfrente:
– Notas frias emitidas contra o CNPJ
– Processo judicial por parte de clientes pelo não armazenamento de notas
– Autuação fiscal
– Fraudes em operações triangulares e afins
– Retrabalho por possíveis problemas com notas fiscais que não foram validadas anteriormente

Automação no recebimento fiscal e guarda legal
Diferente da situação acima, existem empresas que fazem o recebimento automático do XML da NFe e armazenam pelo período legal o documento fiscal eletrônico. Porém, não é feita a validação fiscal ou tributária antes das mercadorias saírem do estoque. Também não há a realização de apenas algumas manifestações do destinatário eletrônicas, negando o desconhecimento da operação.
Além de poder resultar em todos os problemas já descritos anteriormente, ainda é preciso se atentar para o armazenamento fiscal em um local seguro, para garantir a sua guarda legal.

Departamento fiscal apagador de incêndios
Há o estágio também em que a empresa recebe esse XML e faz a comparação com o pedido de compras sem o cruzamento de informações tributárias. Aqui:
– O estoque e departamento financeiro estão satisfeitos com o processo
– Setor Fiscal/Tributário segue correndo atrás dos gargalos deixados durante esse processo todo mês

Esse cenário expõe todo o processo fiscal a riscos, já que o cruzamento de dados não é feito. O que não proporciona identificar possíveis problemas com antecedências. Outro ponto preocupante é deixar o departamento fiscal correr atrás das inconsistências com muita frequência.

Cruzamento de informações tributárias
A 4° opção de estágio é o da empresa que recebe o XML automaticamente e faz a comparação com os pedidos, incluindo informações tributárias nesse cruzamento.
Em cenários como esse, a área do estoque, departamento financeiro e fiscal estão satisfeitos com o processo. Uma vez que os gargalos diminuem e o controle fiscal pode acontecer separadamente em cada setor. Porém, ainda não se encaixam um uma gestão fiscal de alta performance.

Monitoramento fiscal em tempo real
Empresas com o 5° cenário cumprem positivamente os pontos em que os outros estágios deixam a desejar. Além disso:
– Há o monitoramento constante da legislação e atualização tributária da base de dados tributária
– Existe quase ou nenhuma divergência nos pedidos de compra devido a antecedência no confronto de dados
– Em casos de possíveis divergência com a NFe do fornecedor, ele mesmo aplica as correções necessárias

Esses 5 tópicos foram listados para facilitar o encaixe das operações nas possibilidades. Mas é importante ressaltar que os gargalos e riscos são muito maiores que os exemplos citados aqui.

Sobre o quê as empresas precisam refletir
Pensando sobre tudo o que foi falado até aqui. As empresas precisam responder 5 perguntas essenciais para melhorar a rotina fiscal da sua empresa:

1. Qual o custo de manter cada um dos 5 estágios citados?
2. É válido investir menos e enfrentar mais riscos e problemas?
3. A operação é complexa o suficiente para investir em tecnologia e alcançar o último estágio? Qual o meio termo ideal para o negócio?
4. Quais os resultados reais a empresa receberia ao evoluir o nível atual?
5. Há retorno financeiro na automação do recebimento físico e fiscal ou somente redução de riscos?

Para se aprofundar melhor nessas questões, este webinar gratuito aborda sobre todos esses tópicos:
https://conteudo.oobj.com.br/webinar-automacao-fiscal

Website: https://www.oobj.com.br/