Administradora de condomínios

Se você está lendo isso, você já reconhece o valor de contratar uma administradora de condomínios. Uma empresa de gestão pode ajudar as comunidades de condomínios a aumentar o valor de seus ativos, administrando-os de forma mais eficaz e dando ao conselho mais tempo para se concentrar nos itens gerais.

Mas, se você não sabe o que procurar, pode facilmente acabar com uma empresa que não se importa com seus objetivos ou requisitos. Esse é um dos motivos pelos quais é tão importante submeter cada candidato a um processo de avaliação padrão para provar que eles podem atender às suas necessidades específicas.

A seguir, um guia útil com uma lista de verificação breve, mas concisa, de todas as principais considerações a serem feitas ao procurar a administradora de condomínio certa.

O que procurar ao contratar uma administradora de condomínio

Uma empresa de gestão de condomínio é responsável por lidar com as necessidades do dia-a-dia da propriedade que está administrando. Isso se aplica a pequenas tarefas, como garantir que o paisagismo seja feito rotineiramente, a responsabilidades mais significativas, como cuidar das necessidades de segurança do prédio. Eles também são responsáveis ​​por quaisquer questões que surjam de inquilinos ou proprietários.

Para realizar todo esse trabalho, uma administradora de condomínios deve ter conhecimento e experiência aprofundados de como funcionam os edifícios de condomínios. Eles também devem estar bem familiarizados com as leis e regulamentos estaduais do condomínio, que estão sempre mudando.

Se você nunca trabalhou com uma administradora de condomínios, como saber quais são as melhores opções para você? Realmente não há atalho. O conselho terá que fazer suas pesquisas online, ler as resenhas, talvez pedir referências a outras pessoas e conduzir entrevistas com os candidatos.

 Abaixo estão algumas perguntas padrão a serem feitas a cada empresa entrevistada: 

1. Como é a estrutura de sua empresa?

Informe-se sobre a estrutura de negócios da administradora de condomínios que você está considerando. É uma loja individual que tem que terceirizar a maioria de seus serviços? Ou é uma organização em camadas com uma equipe de profissionais treinados e especializados em diferentes áreas de gestão de condomínios?

As grandes empresas de gestão de condomínios geralmente vêm com gerentes de portfólio que administram uma série de propriedades cada. Se você decidir contratar uma administradora de condomínios com essa estrutura, receberá um gerente de portfólio que será seu principal ponto de contato.

Eles também servirão como o principal ponto de contato para seus inquilinos e farão a supervisão de sua propriedade com base em sua experiência e especialização. Consistência significa melhores relacionamentos e melhor atendimento ao cliente para você e seus inquilinos.

2. Quais estratégias você usa para economizar o dinheiro de seus clientes?

Embora contratar uma administradora de condomínio custará mais dinheiro à associação / corporação, síndicos de condomínios experientes geralmente são tão bem relacionados que ajudam a comunidade a reduzir outras despesas.

Por exemplo, eles podem obter ótimos negócios em manutenção e outros custos de propriedade relacionados. Por meio de uma rede de especialistas que pode ser difícil para comunidades de condomínio não familiares alcançarem, gerentes experientes podem alavancar essas boas relações com prestadores de serviços e negociar melhores taxas para serviços essenciais.

Eles também podem ter sistemas implementados que o ajudarão a economizar em impostos a fim de aumentar seus resultados financeiros no final do exercício financeiro.

Ou podem introduzir uma tecnologia, como um software administração de condomínios, para automatizar tarefas que ocupam um tempo valioso e reduzem os custos de papel e impressão.  

Outra forma de as administradoras de condomínios obterem eficiência financeira é minimizar os períodos de vacância por meio de publicidade eficaz.

Portanto, certifique-se de que a empresa que você está contratando possui estratégias para ajudar a reduzir custos sem sacrificar a qualidade de serviços essenciais ou importantes.

3. Você tem um plano de manutenção?

A chave para preservar o valor de qualquer propriedade é ter um plano de manutenção sólido. A última coisa que você quer é uma administradora de condomínios que pratique manutenção reativa.

Isso significa que eles provavelmente deixarão a manutenção importante para o último minuto, e esses tipos de reparos podem ser mais caros do que contratar alguém para fazer a manutenção de rotina.

4. Como você pode nos ajudar a melhorar a comunicação?

Por falar em ferramentas, a maioria das principais empresas de administração de propriedades está usando software para melhorar a comunicação, especialmente desde a pandemia. 

A comunicação é um dos aspectos mais importantes da gestão de condomínios e é essencial para o sucesso de qualquer parceria de trabalho. O software administração de condomínios, como o Sistema SIN, tem recursos especiais para auxiliar na comunicação entre a administração, os proprietários e a diretoria.

Os proprietários podem ficar por dentro de mensagens, documentos e até pagamentos usando o aplicativo móvel, tornando-o uma opção conveniente e atraente.  

A maioria das empresas de gerenciamento profissional usa várias opções de comunicação, incluindo e-mail, telefone, sites de comunidades e cartas escritas tradicionais, para garantir que todos os residentes recebam as informações de que precisam para se envolver ativamente em sua comunidade.  

5. Quais serviços você oferece?

Não presuma que os serviços de que você precisa são fornecidos pela empresa que você está pensando em contratar. A realidade é que empresas diferentes oferecem coisas diferentes. Alguns são mais experientes e se sentem à vontade para lidar com questões mais difíceis ou mais complexas.

Existem empresas que possuem mais recursos do que outras. E há situações em que uma empresa pode oferecer serviços segmentados, como contabilidade e nada mais.

Para garantir que não haja confusão e decepção posteriormente, faça uma lista de todas as suas necessidades e requisitos e peça à empresa uma lista atualizada de todos os serviços incluídos na tarifa que estão cobrando.

Além disso, pergunte se há serviços que a empresa não fornecerá em hipótese alguma. Muitas empresas cobram mais por tarefas específicas a serem realizadas, portanto, esteja ciente disso ao tomar uma decisão final.

Antes de contratar formalmente uma empresa, você deverá assinar um contrato de administração de imóveis. Este documento detalhado deve incluir serviços, taxas, termos do acordo, etc. Considere pedir aos seus principais candidatos um contrato com antecedência para que você possa ver exatamente o que estará recebendo.     

6. Quais são suas taxas?

O preço é importante, e os condomínios não têm muito espaço de manobra quando se trata de orçamento. Dito isto, a opção mais barata nem sempre é a melhor. Procure uma empresa que ofereça valor pelo serviço. Lembre-se de que uma boa empresa realmente ajudará seu condomínio a economizar dinheiro.

Conclusão

Contratar uma administradora de condomínio não é ciência do foguete, mas pode ser difícil encontrar a melhor empresa para o seu condomínio.

Para fazer a melhor escolha possível, submeta cada candidato a um processo estruturado de verificação que inclui todas as considerações mencionadas neste artigo. Essa é a melhor maneira de encontrar a empresa certa para o trabalho.